Přechod na bezpapírové prostředí může zvýšit produktivitu o 30 až 35 procent. K úspěšnému přechodu do digitálu však potřebujete ty správné nástroje.
Jaké nástroje to vlastně jsou? Co když nevíte, jak vybrat ten správný software pro skenování?
Tip 1. Udělejte si přehled o tom, co od skenování očekáváte
Pravdou je, že neexistuje jeden „nejlepší“ software pro skenování nebo snímání, který by byl vhodný pro každého. Kanceláře různých velikostí a v různých odvětvích potřebují různé modely skenerů a tomu odpovídající software. Prvním krokem při zjišťování, jaký skenovací software je pro vás ten pravý, je zhodnotit vaše specifické potřeby.
Chcete-li začít mapovat to, co od skenovacího softwaru očekáváte, zvažte následující:
- Velikost společnosti
- Počet kanceláří nebo poboček
- Rozpočet
- Typ a objem dokumentů, které plánujete nebo potřebujete skenovat
- Jak mobilní je vaše pracovní síla
- Do jaké počítačové nebo cloudové infrastruktury jste už investovali nebo hodláte investovat
- Jak technicky zdatná je vaše pracovní síla
Všechny tyto faktory vám pomohou určit, jaký softwarový program bude vám a vašim potřebám vyhovovat.
Tip 2: Nejlepší skenovací software obsahuje OCR
Pokud byste nominovali programy na titul „Nejlepší skenovací software 2021“, měli by všichni uchazeči společnou alespoň jednu věc: OCR. OCR nebo Optical Character Recognition je funkce, která umožňuje skenovacímu softwaru překládat naskenované dokumenty do souborů, které jsou:
- Prohledávatelné
- Upravitelné
- Přístupné
Tuto skutečnost je téměř nemožné přecenit.
Představte si například, že vaše firma zpracovává smlouvy. Pokud byste naskenovali návrh smlouvy pomocí softwaru bez OCR, získali byste pouze obrázek smlouvy. Ten vám umožní si dokument přečíst a vytisknout jeho přesnou kopii. Nic jiného.
Naproti tomu se softwarovým programem s podporou OCR je možné k datům ve vašich naskenovaných dokumentech přistupovat, sdílet je a používat všemi způsoby stejně jako soubory, které vytváříte digitálně od samého začátku. Bez ohledu na vaše odvětví nebo záměry digitalizace, OCR je ta správná cesta.
Tip 3: Zvažte investici do softwaru, který má funkci automatických oprav
Není nic horšího, než když otevřete dokument, se kterým potřebujete pracovat, a zjistíte, že předchozí uživatel nejen že nepoužil OCR, ale navíc odvedl i špatnou práci při jeho skenování.
Obraz je šikmý. Kvalita zbarvení nebo stínování je slabá, celý dokument je rozmazaný a špatně čitelný. Možná na něj před skenováním dokonce vylil kávu.
Ať je to jakkoli, výsledek je stejný: vy, vaši spolupracovníci a vaši klienti musíte pracovat s podprůměrným dokumentem.
Volba skenovacího softwaru s automatickými opravami skenu znamená, že se s podobnou situací už nikdy nesetkáte. Nejlepší skenovací software automaticky opravuje:
- Ostrost a jasnost
- Nežádoucí zabarvení, včetně pruhů nebo skvrn
- Orientaci a zkosení
- Oříznutí
- Jas
Software také odlišuje fotografie od textu a podporuje optimální funkčnost OCR.
Tip 4: Nenechte se skenerem spoutat
Pokud máte vysoce mobilní pracovní sílu, zvolte skenovací software kompatibilní s vašimi mobilními zařízeními. Integrované skenovací aplikace udržují vaše lidi v pohybu, aniž by byla obětována kvalita skenování.
Pokud pracujete převážně v kanceláři, vyberte si skener a skenovací software, které udrží krok s rychlostí a objemem dokumentů, které potřebujete skenovat. Pomalá zařízení budou vaše zaměstnance zdržovat a zpomalovat workflow.
Správně vybraná zařízení a software vám budou dobře sloužit.
Tip 5: Ujistěte se, že váš software má zajištěnou podporu
Jaký skenovací software chcete: software s podporou týmu odborníků, kteří vás v případě závady okamžitě uvedou zpět do provozu, nebo software, u kterého, když se něco zvrtne, musíte všeho nechat a hledat řešení vlastními silami?
Odpověď je víc než jasná. Potřebujete, aby váš software fungoval, a musíte vědět, že pokud se něco pokazí, máte přístup k profesionální podpoře, která vám pomůže obnovit provoz.
Pokud máte pochybnosti, vyberte si software, který je podpořen zárukami, na které se můžete spolehnout. Váš klid v duši za to stojí.
Tip 6: Upgradujte také jiné technologie
Před investováním do nového skenovacího softwaru si udělejte obrázek své činnosti. Používáte někde starou nebo zastaralou technologii? Upgradovali jste nebo aktualizovali své pracovní postupy tak, aby odpovídaly vašim cílům v oblasti efektivity a správy digitálních záznamů?
Pokud ne, udělejte krok zpět. Výběr softwaru, který se integruje se zastaralými technologiemi, není dobrá investice.
Investujte do jakýchkoli dalších upgradů, které vám zaručí aktuální verze programů, ať už jsou orientovány na proces nebo zařízení. To vám pomůže vybrat skenery a skenovací software, které vás skutečně posunou vpřed a podpoří vaše dlouhodobé cíle.
Tip 7: Nepodceňujte pohled na věc jako na celek
Při přechodu na digitální technologii se můžete snadno ztratit v detailech. Celý den si můžete klást otázky ohledně drobných rozdílů v ceně, rychlosti a kapacitě.
Ale když na to přijde, je důležité vybrat si skenovací software, který:
- Dělá to, co potřebujete
- Je uživatelsky přívětivý
- Odpovídá vašemu rozpočtu
- Odpovídá vašemu obchodnímu stylu
- Dodává se s dobrou technickou podporou
Zaměřte se na výběr softwaru, který lze snadno integruje s vaší současnou kancelářskou technologií, obchodní kulturou a workflow. Možná budete překvapeni, jak snadné je najít ten správný software, když půjdete za svým cílem.
Máte dotazy?
Napište nám a pojďme si promluvit o možnostech, které se vám naskýtají.