Workflow – scanservice

Jaké jsou výhody skenování dokumentů?

admins — Wed, 27 Oct 2021 08:25:51 +0000

Stále ještě nejste rozhodnuti přejít na bezpapírovou kancelář? Teď je ten nejlepší čas na to, abyste začali sklízet výhody skenování dokumentů.

Více místa v kanceláři

Používání prvotřídních kanceláří pro ukládání obchodní dokumentace ve skříních a krabicích je tak trochu luxus. Skenování dokumentů vám uvolní cenný prostor a v důsledku toho získáte flexibilitu a můžete maximalizovat kancelářský prostor pro činnosti, které vám generují obrat nebo snižují provozní náklady. Zároveň získáte efektivní způsob vyhledávání dat v dokumentech na jediném serveru, na který je možné uložit tisíce souborů.

Ochrana údajů

Ukládání důležitých historických nebo důvěrných dokumentů na pracovišti může být riskantní. Papír lze snadno poškodit, ztratit nebo zničit a navíc je žádoucí tyto dokumenty uchovat i na další roky. Proces stárnutí dokumentu se bohužel zrychluje při každé manipulaci. Skenování dokumentu je poslední fyzickou manipulací s dokumentem. Chrání důležité informace před fyzickým poškozením a nabízí přidanou hodnotu lepší čitelnosti starých tištěných záznamů.

Lepší zabezpečení dat

Ochrana tištěných informací je přinejlepším obtížná. Naskenované dokumenty a obrazy lze bezpečně uchovávat v zabezpečeném online úložišti s přísnými bezpečnostními procesy, které poskytují kontrolovaný přístup autorizovaným uživatelům.

Lepší spolupráce zaměstnanců

Vzhledem k tomu, že stále více zaměstnanců pracuje vzdáleně, najít rychlé a efektivní řešení pro vyhledávání souborů se stává prioritou. Skenování dokumentů usnadňuje sdílení, vyhledávání, ukládání a opětovné archivování digitálních dokumentů z více míst téměř odkudkoli. Vaši zaměstnanci v různých lokalitách mohou současně přistupovat k digitalizovaným dokumentům, prohlížet je, spolupracovat, zrychlit workflow a zvýšit produktivitu, aniž by to ohrozilo bezpečnost vašeho podnikání.

Soulad s auditem

Dodržování souladu s požadavky auditu je povinné pro většinu podniků. Digitalizované dokumenty usnadní vaší společnosti plnění zákonných a správních povinností. Kromě toho lze digitální soubory snadno organizovat, indexovat a okamžitě předkládat auditorovi.

Lepší zákaznický servis

Poskytování stejné kvality služeb zákazníkům může být obtížné, zvláště když máte zákazníky ve více regionech. Ale když jsou papírové soubory k dispozici elektronicky, vaši zákazníci budou těžit z rychlejší odezvy a přístupu k přesným informacím. Vaši zaměstnanci budou mít možnost vyhledávat a porovnávat soubory a efektivněji řešit požadavky zákazníků.

Produktivita

Nepořádek v papírech je nejhorší noční můrou produktivity. A papírové soubory nejsou k dispozici vzdáleným týmům. To by mohlo představovat výzvu, zvláště nyní, kdy práce na dálku se stala téměř nezbytnou. Skenování dokumentů je jedním ze způsobů, jak zlepšit workflow a efektivitu. Vaši lokální a vzdálení zaměstnanci mohou okamžitě najít a získat informace, aniž by ztráceli čas zjišťováním kde se jaký dokument nachází.

Lepší obnova po havárii

Požáry, záplavy, přírodní katastrofy a globální pandemie ničí nebo omezují přístup k papírovým dokumentům. Naštěstí, skenování dokumentů nabízí vaší firmě lepší zotavení po havárii. Digitální obrazy a data uložených dokumentů můžete zálohovat na zabezpečené servery mimo pracoviště, čímž zajistíte, že vaše životně důležitá data budou v bezpečí a v případě potřeby je můžete snadno zobrazit a použít.

Lepší životní prostředí

Bezpapírové pracoviště je jednoznačně nejlepší způsob, jak snížit naši závislost na zdrojích papíru. Skenování dokumentů je dobré nejen pro vaši firmu, ale i pro životní prostředí. Převod papíru na digitální soubory výrazně snižuje vaši spotřebu papíru, náklady na energie a nákup tiskáren. Vše pro zelenější planetu.

Napište nám a rádi vám osobně ukážeme naše řešení skenování dokumentů.

Jak najít nejlepší software pro skenování dokumentů

admins — Tue, 19 Oct 2021 08:20:18 +0000

Přechod na bezpapírové prostředí může zvýšit produktivitu o 30 až 35 procent. K úspěšnému přechodu do digitálu však potřebujete ty správné nástroje.

Jaké nástroje to vlastně jsou? Co když nevíte, jak vybrat ten správný software pro skenování?

Tip 1. Udělejte si přehled o tom, co od skenování očekáváte

Pravdou je, že neexistuje jeden „nejlepší“ software pro skenování nebo snímání, který by byl vhodný pro každého. Kanceláře různých velikostí a v různých odvětvích potřebují různé modely skenerů a tomu odpovídající software. Prvním krokem při zjišťování, jaký skenovací software je pro vás ten pravý, je zhodnotit vaše specifické potřeby.

Chcete-li začít mapovat to, co od skenovacího softwaru očekáváte, zvažte následující:

Velikost společnosti
Počet kanceláří nebo poboček
Rozpočet
Typ a objem dokumentů, které plánujete nebo potřebujete skenovat
Jak mobilní je vaše pracovní síla
Do jaké počítačové nebo cloudové infrastruktury jste už investovali nebo hodláte investovat
Jak technicky zdatná je vaše pracovní síla

Všechny tyto faktory vám pomohou určit, jaký softwarový program bude vám a vašim potřebám vyhovovat.

Tip 2: Nejlepší skenovací software obsahuje OCR

Pokud byste nominovali programy na titul „Nejlepší skenovací software 2021“, měli by všichni uchazeči společnou alespoň jednu věc: OCR. OCR nebo Optical Character Recognition je funkce, která umožňuje skenovacímu softwaru překládat naskenované dokumenty do souborů, které jsou:

Tuto skutečnost je téměř nemožné přecenit.

Představte si například, že vaše firma zpracovává smlouvy. Pokud byste naskenovali návrh smlouvy pomocí softwaru bez OCR, získali byste pouze obrázek smlouvy. Ten vám umožní si dokument přečíst a vytisknout jeho přesnou kopii. Nic jiného.

Naproti tomu se softwarovým programem s podporou OCR je možné k datům ve vašich naskenovaných dokumentech přistupovat, sdílet je a používat všemi způsoby stejně jako soubory, které vytváříte digitálně od samého začátku. Bez ohledu na vaše odvětví nebo záměry digitalizace, OCR je ta správná cesta.

Tip 3: Zvažte investici do softwaru, který má funkci automatických oprav

Není nic horšího, než když otevřete dokument, se kterým potřebujete pracovat, a zjistíte, že předchozí uživatel nejen že nepoužil OCR, ale navíc odvedl i špatnou práci při jeho skenování.

Obraz je šikmý. Kvalita zbarvení nebo stínování je slabá, celý dokument je rozmazaný a špatně čitelný. Možná na něj před skenováním dokonce vylil kávu.

Ať je to jakkoli, výsledek je stejný: vy, vaši spolupracovníci a vaši klienti musíte pracovat s podprůměrným dokumentem.

Volba skenovacího softwaru s automatickými opravami skenu znamená, že se s podobnou situací už nikdy nesetkáte. Nejlepší skenovací software automaticky opravuje:

Software také odlišuje fotografie od textu a podporuje optimální funkčnost OCR.

Tip 4: Nenechte se skenerem spoutat

Pokud máte vysoce mobilní pracovní sílu, zvolte skenovací software kompatibilní s vašimi mobilními zařízeními. Integrované skenovací aplikace udržují vaše lidi v pohybu, aniž by byla obětována kvalita skenování.

Pokud pracujete převážně v kanceláři, vyberte si skener a skenovací software, které udrží krok s rychlostí a objemem dokumentů, které potřebujete skenovat. Pomalá zařízení budou vaše zaměstnance zdržovat a zpomalovat workflow.

Správně vybraná zařízení a software vám budou dobře sloužit.

Tip 5: Ujistěte se, že váš software má zajištěnou podporu

Jaký skenovací software chcete: software s podporou týmu odborníků, kteří vás v případě závady okamžitě uvedou zpět do provozu, nebo software, u kterého, když se něco zvrtne, musíte všeho nechat a hledat řešení vlastními silami?

Odpověď je víc než jasná. Potřebujete, aby váš software fungoval, a musíte vědět, že pokud se něco pokazí, máte přístup k profesionální podpoře, která vám pomůže obnovit provoz.

Pokud máte pochybnosti, vyberte si software, který je podpořen zárukami, na které se můžete spolehnout. Váš klid v duši za to stojí.

Tip 6: Upgradujte také jiné technologie

Před investováním do nového skenovacího softwaru si udělejte obrázek své činnosti. Používáte někde starou nebo zastaralou technologii? Upgradovali jste nebo aktualizovali své pracovní postupy tak, aby odpovídaly vašim cílům v oblasti efektivity a správy digitálních záznamů?

Pokud ne, udělejte krok zpět. Výběr softwaru, který se integruje se zastaralými technologiemi, není dobrá investice.

Investujte do jakýchkoli dalších upgradů, které vám zaručí aktuální verze programů, ať už jsou orientovány na proces nebo zařízení. To vám pomůže vybrat skenery a skenovací software, které vás skutečně posunou vpřed a podpoří vaše dlouhodobé cíle.

Tip 7: Nepodceňujte pohled na věc jako na celek

Při přechodu na digitální technologii se můžete snadno ztratit v detailech. Celý den si můžete klást otázky ohledně drobných rozdílů v ceně, rychlosti a kapacitě.

Ale když na to přijde, je důležité vybrat si skenovací software, který:

Zaměřte se na výběr softwaru, který lze snadno integruje s vaší současnou kancelářskou technologií, obchodní kulturou a workflow. Možná budete překvapeni, jak snadné je najít ten správný software, když půjdete za svým cílem.

Máte dotazy?
Napište nám a pojďme si promluvit o možnostech, které se vám naskýtají.

Rozdíl mezi skenerem a multifunkčním zařízením (MFP)

admins — Mon, 02 Aug 2021 08:14:47 +0000

Podpora růstu a inovací je nezbytná pro každé odvětví. Rozhodovací proces je z větší části založen na datech a aby bylo možné plně využít jeho potenciál, je výběr správného kancelářského zařízení tím prvním a nejdůležitějším rozhodnutím.

Proces řízený daty může být prospěšný pouze tehdy, když dodává data správným lidem ve správný čas a ve správném formátu. S digitálními daty je to snadné, ale informace na papíře je třeba převést do digitálního formátu, aby se staly součástí rozhodovacího procesu.

Rozdíly mezi skenery a multifunkčními tiskárnami (MFP) mohou být matoucí a často představují problémy při výběru správného zařízení pro získávání dat z papírových dokumentů.

Rozdíl mezi skenerem a multifunkčním zařízením (MFP)

Běžná multifunkční tiskárna a skener mohou vypadat docela podobně, ale zásadní rozdíl je ve výstupu, které každé zařízení poskytuje.

Multifunkční tiskárna (MFP)

Multifunkční tiskárna nebo MFP je kancelářské zařízení, které nabízí možnosti skenování, kopírování, tisku, e-mailů a faxu.

Skenery

Skenery naopak transformují váš dokument v tištěné podobě na standardizovaný, uživatelsky přívětivý digitální formát. Takové digitální soubory pak mohou být:

Uloženy na centralizovaný souborový server pro snadný přístup
Uloženy přímo do zařízení s podporou Wi-Fi
Odeslány přímo do tiskárny, pokud potřebujete duplicitní papírové kopie Skenery obvykle vytvářejí obrazy v lepší kvalitě a často se stávají skvělým doplňkem multifunkčních zařízení.

Skenery jsou ideální pro:

Skenery Kodak Alaris vybavené technologií Smart Touch trvale zajišťují nejlepší kvalitu skenování. A stejně tak šetří čas a peníze díky možnosti ukládat soubory v preferovaných formátech přímo do koncových aplikací.

Skener nebo multifunkční tiskárna: Co je lepší volba?

Je to všechno o efektivitě a výkonu. Multifunkční tiskárny jsou ve skutečnosti méně účinné než kvalitní skener se správným softwarem.

Skener Kodak Alaris s technologií Smart Touch dokáže naskenovat standardní dokument za 17 sekund. Výsledný soubor má velikost 0,7 MB.

Běžné multifunkční tiskárny s funkcemi skeneru a kopírky potřebují až čtyřikrát více času a výsledný soubor může být až čtyřikrát větší.

A to znamená, že používání multifunkčních tiskáren je nejméně o 75% méně účinné než používání samotných skenerů!

Kontaktujte nás a dozvíte se více o možnostech a výhodách, které skenery Kodak Alaris nabízejí!

Nové skenery Kodak S3000

admins — Fri, 09 Apr 2021 08:11:21 +0000

Nové skenery a software Kodak Alaris poskytují rychlé, efektivní zpracování obrazu a inteligentní extrakci dat, což zkracuje čas převodu dokumentů na důležité obchodní informace.

Kodak Alaris rozšiřuje své portfolio pro snímání dokumentů uvedením nové řady nízkoobjemových produkčních skenerů Kodak S3000 a aktualizací webového řešení pro snímání dokumentů. Nové skenery a software splňují nároky současných trendů a jsou připraveny na budoucnost. Jejich škálovatelnost umožní naplnit rychle se měnící obchodní požadavky organizací, které se více zaměřují na digitální transformaci.

Nové skenery Kodak S2085f a řady S3000, které vycházejí z oceněných skenerů Kodak i2900 a řady i3000, jsou rychlejší a výkonnější, nabízejí síťové připojení a lepší uživatelský komfort.
Nové modely zahrnují skener Kodak S2085f s rychlostí 85 stránek za minutu (A4) a skener Kodak S3100f s rychlostí 100 str./min. (A3). Oba tyto modely jsou vybaveny integrovaným plochým ložem pro snadné snímání informací z vizitek, knih a dalších zdrojů. Novinkou v portfoliu Kodak Alaris jsou také skenery Kodak S3060 s rychlostí 60 str./min., Kodak S3100 s rychlostí 100 str./min. a Kodak S3120 s rychlostí 120 str./min. Jedná se o skenery formátu A3.
Nové skenery a software Kodak Alaris poskytují zákazníkům automatizovaný portál pro integraci „papírových informací“ do digitálních workflow a archivů.

Mezi nové funkce a výhody patří:

Skutečné sdílení v síti znamená, že ke skenerům lze bezpečně přistupovat z jakéhokoli počítače v síti. Lze je sdílet bez přemísťování notebooků nebo kabelů a bez nákupu IT vybavení.
Vylepšené integrované zpracování obrazu bez spoléhání se na výkon procesoru pracovní stanice nebo počítače. Řada S2085f/S3000 poskytuje menší velikosti souborů a minimalizuje tak náklady na úložiště a zrychluje načítání. Technologie Perfect Page automaticky promění nekvalitní originály na ostrý a vysoce kvalitní obraz už během skenování plnou rychlostí.
Větší barevný dotykový displej usnadňuje odesílání dokumentů do přednastavených procesů vytěžování přímo ze skeneru. Displej skeneru také poskytuje pokročilé uživatelské možnosti, jako jsou čítače údržby a produktivity.
Vylepšené podnikové bezpečnostní protokoly chrání naskenované obrazy mezi hostitelem a skenerem při skenování po síti. Šifrování TLS zajišťuje soukromí a integritu dat a zabezpečené spuštění před vlastním spuštěním ověří „důvěryhodný“ firmware.
Vylepšená manipulace s papírem. Zvýšená kapacita podavače (300 stránek) umožňuje uživatelům skenovat větší objemy dokumentů za kratší dobu. Pokud se papír liší velikostí, tloušťkou a gramáží, technologie SurePath společnosti Kodak Alaris zajišťuje úhledné skládání papíru a snižuje potřebu ručního třídění dokumentů.

Skenery řady S2085f a S3000 obsahují volitelnou „přímou“ dráhu papíru pro výjimečné dokumenty, která zjednodušuje skenování silnějších a velkoformátových dokumentů a eliminuje uvíznutí papíru.

Všechny nové skenery získaly zlatý certifikát EPEAT® (Electronic Product Environmental Assessment Tool).

IBM Silver Business Partner

admins — Fri, 09 Apr 2021 08:06:51 +0000

Získali jsme status Silver v programu IBM PartnerWorld. Status Silver Business Partner oceňuje naše odborné kompetence jako uznávaného poskytovatele řešení IBM.

Vy, naši zákazníci můžete nyní těžit z výhod, které status IBM Silver Business Partner nabízí, spolu s vědomím, že budeme i nadále poskytovat nejvyšší možnou úroveň excelence ve všech oblastech našeho podnikání.

Kodak Alaris získává cenu BLI 2021 Scanner Line of the Year

admins — Fri, 09 Apr 2021 08:04:14 +0000

Dne 13. ledna 2021 oznámila společnost Keypoint Intelligence, přední světový nezávislý hodnotitel hardwaru, softwaru a služeb pro zobrazování dokumentů, že společnost Kodak Alaris získala prestižní cenu BLI 2021 Scanner Line of the Year.

Analytici zkoumali celkové hodnocení, které skener během testování získal, a také hodnocení v klíčových kategoriích, jako je spolehlivost, produktivita, manipulace s médii, kvalita obrazu, snadné nastavení, ovladače/nástroje, výkon OCR a celková hodnota.

„Skenery Kodak Alaris jsou velmi spolehlivé, dokážou skenovat téměř jakýkoli dokument, který umístíte do podavače, a nabízejí jedny z nejlepších OCR a kompresních schopností všech výrobců, které jsme testovali. To, spolu s jejich vynikající řadou řešení automatizace workflow a distribuovaného snímání, je důvodem, proč si Kodak Alaris odnáší další ocenění Scanner Line of the Year od Keypoint Intelligence, “řekl Lee Davis, zástupce ředitele útvaru Software/Skenery v Keypoint Intelligence.

„Získat cenu Scanner Line of the Year pětkrát za posledních šest let je přímým výsledkem našeho pokračujícího závazku investovat do portfolia společnosti Kodak Alaris,“ uvedl Don Lofstrom, prezident a generální ředitel divize Alaris společnosti Kodak Alaris.

Jak skenovat dokumenty jako profesionál

admins — Fri, 09 Apr 2021 07:56:14 +0000

Je pro vás pojem digitalizace dokumentů velkou neznámou? Máte pochybnosti o tom, jak udržíte krok se skenováním a ukládáním dokumentů, jakmile bude váš systém v provozu? Pokud ano, nejste sami.

Ukážeme vám, jak snadné to ve skutečnosti je.

Klíčem k tomu, aby váš nový život s minimem papíru nebo úplně bez něj, fungoval jako dobře naolejovaný stroj, je naučit se skenovat jako profesionálové.

Tip č. 1: Důležité je, jak skenujete

V bezpapírovém nebo minimálně papírovém systému je stolní skener dokumentů klíčovou součástí celého systému. Pokud skener nefunguje tak, jak potřebujete, nefunguje ani váš systém.

Váš chytrý telefon nebo levný skener vám úspěch rozhodně nepřinese. K dosažení velké míry úspěšnosti skenování potřebujete vlastní, výkonný skener. S kvalitním skenerem totiž můžete:

Tip č. 2: Na výběru softwaru rozhodně záleží

Se správným softwarem můžete celý proces zkrátit na několik rychlých kliknutí a dostat soubor tam, kam patří. Software pro skenování Smart Touch vám kromě jiného umožní:

Skenovat dokumenty do PDF, .doc nebo jiných formátů podle vašeho výběru
Optimalizovat naskenované obrazy pro lepší čitelnost a vyhledávání
Získat čisté obrazy i lehce poškozených dokumentů
Jedním krokem nasměrovat dokumenty tam, kam patří (včetně cloudových úložišť)

Co to pro vás znamená?

Skenování a ukládání dokumentů vám zabere méně čas
Optimalizovat naskenované obrazy pro lepší čitelnost a vyhledávání
Snížíte riziko ztráty dokumentů
Dokumenty můžete prohledávat
Hravě si poradíte s textem, obrázky a dalšími typy dokumentů

Díky kombinaci správného softwaru se správným skenerem bude práce s vaším digitálním systém hračkou.

Tip č. 3: Zálohujte svůj systém správnou podporou

I ty nejlepší systémy podléhají nedokonalostem každodenního života. Nenechte váš systém vykolejit opotřebením a chybami, o kterých víte, že se stanou. Promluvte si s námi a využijte možnosti, které zabrání nepříjemnostem v případě, že život skutečně udeří.